Produktywność i praca zdalna – Michał Śliwinski – BT31

Michał Śliwiński

Pobierz audycję

Linki:

Lista tematów:

  • Zarządzanie w pracy zdalnej: 0’12”
  • Zadania i torowanie przez managerów: 3’44”
  • Zlecanie zadań przez aplikację: 7’45”
  • Proces organizowania życia: 10’16”
  • Organizacja dla dzieci: 13’10”
  • Porównanie Nozbe do innych aplikacji: 15’13”
  • Odporność Nozbe na ataki: 21’35”
  • Szyfrowanie w Nozbe: 25’09”
  • Czytaj więcej: 28’56”
  • Core Hours: 31’20”
  • Organizacja zamiast wynalazków: 36’00”
  • Aplikacja do głosowania: 37’14”
  • Książka „10 kroków do maksymalnej produktywności” oraz „No Office”: 41’22”
  • Otwartość umysłu: 44’47”

Transkrypcja rozmowy:

Artur Pranga: Gościem dzisiejszej audycji jest pan Michał Śliwiński szef firmy Nozbe, wielki fan produktywności, tato dla trzech uroczych córeczek. Cześć Michale!

Michał Śliwiński: Cześć, cześć witaj. Dziękuję za zaproszenie. 

Zarządzanie w pracy zdalnej

Jako że jesteś ekspertem od pracy zdalnej, pierwsze pytanie: Firma dostała od rządu po głowie reakcją na koronawirusa. Zwolnili 20% załogi, resztę wysłali na pracę zdalną. Pierwszy rezultat: managerowie zlecają wszystkim po 20% więcej zadań. Bo tak wyszło. Jak zarządzać w pracy zdalnej?

To jest pytanie-rzeka. Na samym tym pytaniu możemy oprzeć cały podcast. Zacznijmy od tego, że rozumiem, że musieli zwolnić, bo mieli koszty. To jestem w stanie zrozumieć. Natomiast to, że zlecili ludziom więcej zadań. No to bardzo się rozczarują na początku. Dlatego, że szczególnie przy koronawirusie to jest sytuacja bardzo ekstremalna. Bo to nie tylko chodzi o to, że ludzie wylądowali na pracy zdalnej.

Ludzie wylądowali na pracy zdalnej z dziećmi w domu, z współmałżonkami w domu, bo też są na pracy pracy zdalnej, albo w ogóle nie pracują. W domu do tego w ogóle nieprzystosowanym. Pierwsze co managerowie powinni byli zrobić, to dać ludziom chwilę i pomóc im się, jak to się mówi ładnie po angielsku, zsetupować. Czyli sprawdzić, czy mają gdzie pracować, czy mają wszystko. Ewentualnie nawet dokupić im dodatkowe monitory, albo coś takiego. To wcale nie jest drogi sprzęt, a to powoduje od razu lepszą produktywność pracy zdalnej. Powinni zacząć od tego.

Druga sprawa to jest taka, że managerowie się zdziwią, bo to w ogóle jest cały temat tego koronawirusa. Ja pytałem się, jako ktoś, kto zarządza firmą zdalną od wielu lat. Pytałem się właśnie moich kolegów przedsiębiorców, którzy pierwszy raz się z tym z tym zetknęli. Bo oni wszyscy uważali, że oni nie są w stanie pracować w zdalnie. U nich to by nie zadziałało. Ja jestem jakiś wyjątkowy, oni nie, co było śmieszne. Ale okazało się, że oni się zdziwili, że ludzie nie dość, że zdalnie, nie dość, że pracują, a nie odbijają się, to jeszcze pracują bardzo dobrze. I czasami bardziej efektywnie niż pracowali w biurze. Dlatego, że oszczędzają sobie dojazdy, oszczędzają sobie te kawki przedłużone, oszczędzają sobie spotkania. Więc tacy managerowie przede wszystkim powinni zastanowić się, żeby mieć 20% mniej spotkań. Żeby ograniczyć liczbę spotkań i pozwolić ludziom po prostu pracować.

Czyli całe przejście na pracę zdalną powinno być skorelowane z przejściem na pracę zadaniową. Nie że chcę chwalić mój produkt, Nozbe, do projektów i zadań. Ale jakikolwiek, jakby system, do projektów i zadań, to jest podstawa w pracy zdalnej. Bo w pracy zdalnej pracujemy zadaniowo. Nie pracujemy po prostu siedząc godzinami w biurze. Siedzimy w domu i robimy rzeczy. Jeżeli czegoś nie zrobimy, to nas prostu nie widać. Więc tym bardziej w pracy zdalnej ważne są rezultaty i ważne efekty i ważne są zadania. Więc ci managerowie powinni skupić się na tym, żeby ogarnąć projekty, ogarnąć zadania do zrobienia. Przygotować je i wspierać tych ludzi. Dać im przestrzeń, żeby ci ludzie będąc w domu, będąc w tych trudnych warunkach, mogli swoje zrobić.

Dopiero wtedy oni zobaczą te 20% więcej efektów. Jeżeli ograniczą liczbę spotkań, pomogą ludziom się zsetupować i ułożą im projekty, zdania, wyjaśnią wszystko i dadzą im przestrzeń do pracy. Dopiero wtedy oni zobaczą wymierny produktywnościowy efekt. A jeżeli po prostu zrzucą wszystko na wszystkich i stwierdzą “no teraz sobie radźcie”, to jest bez sensu. Manager nie ma za bardzo gdzie błyszczeć w pracy zdalnej. Nie ma go w biurze, nie ma na spotkaniach. Ale menadżer ma inną rolę. Manager ma rolę właśnie torowania, usuwania przeszkód sprzed ludzi, żeby jego ludzie, którymi on zarządza mogli po prostu dać z siebie wszystko i robić lepszą pracę. Jeżeli to zrobi, jeżeli będzie dobrze torował im tą drogę, to wtedy naprawdę zobaczy nie 20, a nawet 30, 40% lepsza produktywność. 

Zadania i torowanie przez managerów

Usłyszałem dwie rzeczy o które chciałbym dopytać. Pierwsza to przejście na pracę zadaniową. Większość z nas wyobraża sobie, że mamy jakiś strumień pracy, a tu mają być zadania. A druga rzecz to torowanie. 

Zacznijmy od pracy zadaniowej. Ja od zawsze tłumaczę wszystkim, że firmy powinny mieć dwa kanały komunikacji. Komunikacja wewnętrzna, wewnątrz firmy i zewnętrzna, do świata zewnętrznego. To do świata zewnętrznego, to właśnie email, wiadomości, WhatsApp-y, messengery, telefony i tak dalej. Ale wewnętrznie powinni mieć jeden kanał komunikowania się, właśnie przez zadania. Czyli projekty współdzielone, w których są zadania i w których są jeszcze komentarze do tych zadań. Bo tylko w ten sposób jest jasne, co trzeba zrobić.

Wiele firm robi ten błąd, że po prostu używa też maila i tego typu narzędzi do wewnętrznej komunikacji. Co powoduje prostu straszny chaos i bajzel. Także jakby to jest ta pierwsza rzecz. To ja od zawsze tłumaczyłem, że to jest najlepszy sposób. Rozdzielić komunikację wewnętrzną w zespole od tej zewnętrznej. Oprócz tego to powoduje, że właśnie tworzy się projekty tworzy się zadania do których wszyscy mamy dostęp i je widzimy.

W tym momencie ludzie, których mamy w zespole, wymyślają: Ok musimy dodać to zdanie, to trzeba jeszcze zrobić, to trzeba jeszcze zrobić. Potem w komentarzu do zadania się tłumaczy: Ok, ale o co ci dokładnie chodziło? Ale dlaczego tak? Genialne w takim odseparowaniu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej jest to, że jeżeli ja komentuje konkretne zadanie, to ja komentuję to zdanie. A nie komentuję w mailu trzy zupełnie oddzielne tematy.

Często ludzie prostu się gubią. No bo ja w jednym mailu pisze o pięciu sprawach. To powinno być tak, że komentujemy konkretne zadanie, wyjaśniamy je, doprecyzowujemy je i ustalamy kto za nie jest odpowiedzialny i je robi i koniec. Potem ta osoba po prostu daje raport w postaci komentarza, że już zrobiła, albo co to zrobiła, albo co jeszcze potrzebuje, i tak dalej. I to jest bardzo skuteczne. Bo to powoduje, że otwierając projekt wszyscy widzą: Ok, ta osoba robi to, ta to, ta to. Więc nie trzeba nawet pytać.

Manager nie musi zastanawiać się jaki jest status projektu. Po prostu popatrzy po zadaniach jakie są przydzielone i kto nad czym siedzi i to co skomentował. To na jakim etapie jest. To po prostu bardzo ładnie widać. Oszczędza się tą całą otoczkę tych głupich spotkań statusowych. To znaczy wiesz: spotkajmy się, żeby ustalić na czym stoimy. No nie ma potrzeby, bo to jest rozpisane w postaci projektów i zadań. Wiemy na czym stoimy.

A druga sprawa jeżeli chodzi o torowanie. Właśnie to co się pytałeś. Torowanie ludziom jakby drogi, żeby mogli działać. Jedna rzecz to jest właśnie to, żeby tych spotkań było mniej. Bo spotkania to wiemy że jest zaraza w ogóle w pracy. Żeby po prostu chronić czas w skupieniu dla ludzi, którzy z nami pracują. Na przykład teraz zadzwoniłem gościa od wideo i mamy ostatnio bardzo ładne wideo w Nosbe. To moim zdaniem jest, żeby ten koleś od wideo pracował na swoim wideo i wiedział nad czym ma pracować, a nie żebym ja go wciągał w jakieś spotkania, gdzie ustalamy pomysł na jakieś wideo, jakiś brainstorming robimy. Nie. My przygotowujemy plan jakiegoś wideo. W komentarzach sobie wyjaśniamy, doprecyzowujemy, po czym on to robi. Moim zadaniem jest pilnować, żeby on jak najwięcej miał tego czasu na tą swoją robotę.

A ja mam wrażenie, że wielu managerów nie rozumie tego, że jak odciągam ludzi od pracy na jakieś spotkania statusowe bezsensowne, to po prostu jakby przeszkadza im tak naprawdę. Przeszkadza im po to żeby uwiarygodnić swoją pracę. Nie powinni tego robić. A druga rzecz to właśnie jest taka, żeby zastanowić się jak jeszcze mogą im pomóc. Co jeszcze mogę zrobić, żeby twoja praca była łatwiejsza. Potrzebujesz dodatkowego narzędzia. Potrzebujesz dodatkowego sprzętu. Co jeszcze potrzebujesz? Powiedz mi, co potrzebujesz, ja ci pomogę. To powinna być rola managera.

Jest taki fajny serial na Amazon Prime video. Jest taki fajny serial się nazywa “New Amsterdam”. Kolejny serial odnośnie lekarzy. Tam szef tych lekarzy, szef tego szpitala, on ma taką fajną mantrę. Ktokolwiek go o coś prosi, czy jest to inny lekarz, czy jest to pielęgniarka, czy jest to nawet woźny, sprzątaczka. Pierwsze jego pytanie jest “How can I help?”. Czyli “Jak mogę pomóc?” To jest najważniejsze co on pyta. Ja uważam, że tak powinni działać managerowie. How can I help? Jak mogę pomóc tobie, specjaliście, którego zatrudniłem to zrobienia czegoś, abyś ty specjalisto, specjalistko, żebyście mogli zrobić własną robotę lepiej. 

Zlecanie zadań przez aplikację

Wyobraźmy sobie, że jest firma, która potrzebuje zlecić komuś na zewnątrz jedno zadanie. Jak osobę nieobeznaną z takimi trybem pracy wciągnąć w to. Ile to trwa? Ile to kosztuje?

Wbrew pozorom nie jest to takie trudne. My myśleliśmy, że będzie i okazało się, że nie. Mamy taką sytuację. My w Nozbe mamy tak, że mamy wiele osób, takich freelancerów, którzy z nami pracują. Na przykład mamy tłumaczy. Nozbe jest na kilkanaście języków, więc mamy tłumaczy, którzy tłumaczą z nami. Mamy osoby zewnętrzne. Też kadry obsługuje osoba zewnętrzna. Kwestie tam dokumentów. HR to są zewnętrzne osoby.

My robiliśmy od razu tak. Mamy prawnika z którym współpracujemy. Robiliśmy od razu tak: “Słuchaj, stworzymy z tobą projekt, zaprosimy Cię do tego projektu w Nozbe i tam zadania, będziemy działali. Dla nich to było w zupełnie nowe i w ogóle o co chodzi. W ogóle jakie zadanie, jakie projekty? Mówimy żadnych maili. Nie będziemy do siebie maili wysyłać. My będziemy stale współpracować. Częściej raz, potem rzadziej. Mamy tu nasz projekt wspólny. Więc to było dla nich trochę dziwne, ale się nauczyli. Założyli sobie konto. My żeśmy zaprosili ich do tego projektu. Przyjęli zaproszenie, dodaliśmy zadanie, dodaliśmy komentarz. Popatrzyli. Nozbe wbrew pozorom akurat, i w ogóle tego typu narzędzia, nie tylko Nozbe, ale tego typu narzędzia projektowe zadaniowe obecne, jakie mamy w tej chwili w internecie, działają właśnie w ten sposób, że są bardzo podobne do komunikatorów. Ale prostu bardziej uporządkowane. Komentujesz konkretne zadanie.

I okazuje się, że tak naprawdę wystarczy chwila wspólnej pracy i oni łapią to. Aha w ten sposób. Aha tu wrzucę. Czasami jeszcze wyślą jakiegoś maila, bo myślą, że to trzeba mailem coś tam. Wtedy my tłumaczymy: nie, nie. To wrzuć do tego zadania jako załącznik. Aa ok. Naprawdę długo nie trzeba. Długo nie trzeba, żeby tak przejść. A ludzie razu widzą tą wartość, że ten kanał komunikacji jest w tym projekcie i w tych zadaniach. Czyli wiadomo dokładnie, co trzeba zrobić. Wiadomo dokładnie, kto za co jest odpowiedzialny i jak działa. Tak, że to jest bardziej kwestia zmiany mentalności ludzi, podejścia.

No inna sprawa jest też taka oczywiście. I to zawsze uważam, że jest argumentem, którego dużo osób mnie widzi. To jest to, że e-mail nie jest bezpieczną formą wymiany informacji. To jest po prostu czysty tekst, który leci sobie po łączach internetowych. Łatwo go można przechwycić, łatwo można zhakować. Natomiast jak się używa narzędzia do produktywności, do właśnie zarządzania projektami i tak dalej, no to to wszystko jest bezpieczne, szyfrowane i jakby to jest też tak fajnie ogarnięte.

To nie jest trudne. To tylko kwestia kultury organizacji. My korzystamy z tych narzędzi, które sami robimy i używamy ich. Więc po prostu chcemy też, żeby te osoby, które z nami współpracują też z tego korzystały. Jest to pewnym trochę takim warunkiem, żeby z nami współpracować. Zmuszamy trochę niejako naszych współpracowników. Ale widzimy, że to nie jest jakaś straszna bolączka. I to nie jest tak, że nie wiem, każę mi robić coś strasznego. 

Proces organizowania życia

Biznes tata organizuje swoje życie i pracę. Bo lepiej mieć więcej czasu dla dzieci. Jak nauczyć się procesu organizowania swojego życia?

Wbrew pozorom najlepszą książką, jaką znalazłem na temat tego, na właśnie organizowania sobie życia, jest zdecydowanie Marie Kondo. Czytałeś?

Nie

Marie Kondo to jest taka autorka japońska i to jest sztuka sprzątania chyba. To jest najlepsza książka do organizowania sobie w ogóle rzeczy. Bo ona uczy, jak sprzątać. W sensie jak sprzątać dom, jak sprzątać swoje rzeczy, swoje ciuchy i tak dalej. To, czego ona uczy, takiego fajnego podejścia, takiej samej filozofii, którą potem można użyć do wszystkiego innego.

Są dwa takie główne tematy. Pierwszy to jest to, że jeżeli coś nie jest dla ciebie “joy”, czyli nie sprawia Ci frajdy, to podziękuj temu i pożegnaj się z tym. To jest takie fajne, bo to potem działa we wszystko. Zrobiliśmy coś wspólnie, rodzinnie i widzimy, że to nie była frajda. No to nie będziemy tego już więcej robić, ok. Wiemy, że to nie była frajda. Albo zrobiliśmy coś wspólnie i patrzymy, a to była frajda. To było “joy”. To było fajne. Zróbmy to częściej. Mamy kilka gier, w które gramy z dziewczynami, planszowych. Mamy kilka gier w które lubimy grać, i to jest “joy”. To jest frajda. Lubimy w to grać. Za każdym razem, jak dziewczyny mówią “a może pograjmy w coś”, to właśnie to gramy w to.

Druga sprawa, którą książka fajnie uczy to jest to, że wszystko musi mieć swoje miejsce. Czyli jak wchodzisz do domu, na przykład, to klucze odkładasz zawsze w to samo miejsce. Buty masz w tym samym miejscu. Potem stopniowo zaczynasz sobie to przekładać na wszystko. W moim biurze domowym w tej chwili akurat jest bajzel. Gdybym Ci wysłał zdjęcie z mojego biura jest bajzel. Ale dlatego, że właśnie wróciłem z wakacji z dzieciakami i muszę to uporządkować. Ale jak uporządkuje, to wszystko ma swoje miejsce i jest w tym samym miejscu. Ja wiem potem, gdzie mam tego szukać. Potrzebuję konkretnego sprzętu do mojego iPada. Albo do mojego aparatu, albo coś takiego. To wiem, gdzie to jest. Potrzebuję dodatkowego kabelka, to wiem, gdzie ten kabelek jest. Wszystko ma swoje miejsce i to z czasem daje ci taki fajny nawyk.

Tego uczysz potem dzieciaki i dzieciaki też zaczynają to łapać, żeby rzeczy miały swoje miejsce. No, bo potem właśnie nie ma tego szukania. “Ojej, a gdzie to było, gdzie ja to położyłem”. To wymaga oczywiście nauki. Wymaga wyrobienia sobie tego nawyku. Ale z czasem, jak człowiek sobie to wyrobi, to jest super. Po prostu wracasz, wiesz, że to odkładasz zawsze w to samo miejsce. Chociażby kilka dni temu powiesiłem dodatkowy wieszak na okulary do pływania. My wszyscy lubimy chodzić na basen i pływać. Ja mówię: “Słuchajcie, w tym miejscu wieszamy okulary do pływania”.

Za każdym razem, jak wracamy z pływania tam wieszamy okulary do pływania. I dzieciaki już się nauczyły i wiedzą, że tam są te okulary. Bo do tej pory szukaliśmy, gdzie są moje okulary?Tato gdzie położyłeś moje okulary? Znowu gdzie okulary? Lecimy z dziećmi na basen, nie mamy okularów. A teraz po prostu one mają jedno miejsce. I tak czasem zaczynamy do wszystkiego podchodzić. Ok, jakie jest miejsce idealne tej rzeczy? I to nawet bardzo fajnie uporządkoowuje całe życie rodzinne i cały dom. No i oczywiście też twoje sprawy. W sensie też i moje biuro domowe jest dużo bardziej dzięki temu uporządkowane. Nawet mój tam warsztat w garażu. 

Organizacja dla dzieci

Trochę już było. Biznestata uczy swoje dzieci organizacji. Jak?

Oprócz tego co powiedziałem, no zdecydowanie kwestia cierpliwości. Dzieci potrzebują cierpliwości. Potrzebują pewnych rzeczy uczyć się dłużej. Trzeba też pewne rzeczy zrobić trochę bardziej, jak to się mówi ładnie po angielsku, “fun”. Czyli zabawne dla nich. Na przykład jeżeli coś tam żeśmy porządkowali ostatnio z moją starszą córką. No to ustaliliśmy, że będziemy to wpisywali na jej iPadzie. Więc jeżeli moja starsza córka ma wymówkę, że musi to wpisać na iPadzie, to się cieszy. Bo ona lubi korzystać z tego iPada.

My jesteśmy rodzina iPad only. Każdy ma u nas swojego iPada. Wszyscy mają, nawet ta najmłodsza córka ma swojego iPada. Generalnie wszyscy są iPadowi. Oczywiście ograniczamy ten czas ekranu i tak dalej. Pilnujemy tego, żeby nie siedziały godzinami przy iPadach. Ale każda ma swojego iPada. To powoduje właśnie, że nawet jak coś tam chcemy ułożyć na przykład, odpalamy aplikację na iPadzie, gdzie ona to sobie wpisuje. I to jest fajne. No plus czasami wpisywanie rzeczy na tablicy kuchni. Mamy tablicę w kuchni gdzie sobie notujemy rzeczy.

Ja w tej chwili będę powoli zaczynał wdrażać kolejny temat. Temat inboxów. To co David Allen w książce “Getting Things Done” wprowadził i to co ja zawsze miałem u siebie. Mam jedno miejsce, do którego się wkłada rzeczy dla mnie. Mam taki inbox. Takie pudełeczko. Jak coś jest dla mnie, to proszę tam włożyć. Ja się tym zajmę. Jest plan na tą jesień, żebyśmy po prostu stopniowo wdrażali im boksy dla każdej dziewczyn. Żeby każda miała swój właśnie inbox. Jak tam wkładamy rzeczy, znaczy że to jest coś co ta osoba musi sprawdzić, zobaczyć, albo czym się zająć. W tej chwili mają takie kwazi inboxy. Ale właśnie chciałbym teraz trochę lepiej z tego przeszkolić.

To jest taka kolejna rzecz, z którą będziemy eksperymentować. Ale generalnie ważne jest to, żeby też na dzieciaki nie dawać za dużo presji, że koniecznie muszą się być niesamowicie zorganizowane. Warto patrzeć, jak one to robią, jak one same w ogóle funkcjonują. U nas naturalnie nasza starsza córka jest bardzo zorganizowana. Nasza średnia mniej. Najmłodsza to w ogóle jest jeszcze chaos. To nie wynika z wieku. To wynika też z tego, że najstarsza po prostu taka jest. I to jest fajne i należy to wspierać. Dlatego właśnie pod tym kątem jak z nią pracuję, to przygotowuję rzeczy, żeby to było coś, co pasuje pod jej sposób działania. 

Porównanie Nozbe do innych aplikacji

W czym Nozbe jest lepsze od darmowego pakietu sieciowego giganta?

Nozbe zostały zaprojektowane w konkretny sposób. Teraz mamy dwa produkty. Mamy Nozbe Personal, czyli do zorganizowania Ciebie i Twojej pracy. Nozbe Teams dla zespołów, który jest oddzielnym produktem, który my używamy wewnętrznie w zespole. Ja używam Nozbe Personal swoich tematów prywatnych. A Nozbe Teams do tematów u mnie w zespole. Idea jest taka, że tego typu narzędzia powinno się sprawdzić, które komu pasuje. Nasze narzędzia mają konkretne rzeczy, dla których my przykładamy dużą wagę. Na przykład właśnie to, że my lubimy mieć projekty, zadania w postaci takiej listy zadań. To jest sposób w jaki my funkcjonujemy. I ja funkcjonowałem zanim zacząłem działać.

Druga sprawa jest też taka, że nam bardzo zależy, żeby te aplikacje były bardzo mobilne. Aplikacje Nozbe bardzo dobrze działają i na iPhona, i na Androida, i na iPadach. Co więcej działają offline, czyli działają bez połączenia z internetem. Co powoduje, że można spokojnie działać. Szybko działają, fajnie i dobrze funkcjonują. Ale generalnie w tego typu narzędziach ważne, żeby przetestować, zobaczyć co komu pasuje, czy to pasuje pod twój styl pracy. To, co mówiłem w poprzednim pytaniu. Trzeba patrzeć na swoje dzieci, jak one pracują, żeby dostosować sposób pracy z nimi do ich stylu działania. Tak samo tutaj.

Nozbe po prostu jest zaprojektowane, jakby z dużą dawką serducha. No bo my to robimy dla nas. W sensie ja korzystam z aplikacji bardzo aktywnie, no i cały mój zespół. Stworzyliśmy to w celu właśnie, żeby jak najszybciej dojść do skutecznego wykończenia zadania. Wiele aplikacji, takich właśnie dużych szczególnie od konkurencyjnych gigantów, próbuje być wszystkim. Czyli próbuje mieć dużo więcej funkcji. Próbuje mieć dużo więcej sposobów działania. Ale to powoduje, że wtedy sama aplikacja działa tak jakby mułowato. Albo np. na iPhonie już działa słabo, ma tylko kilka funkcji, a dużo funkcji nie ma. Trzeba podejść do komputera, żeby coś zrobić. My w takie coś nie wierzymy. U nas to działa tak, że w Nozbe możesz robić wszystko to samo na komputerze, co na telefonie. To też powoduje, że mamy dużo prostsza aplikację. Prostszą, ale te funkcje są jakby takie sfokusowane.

Plus my wspieramy dużo fajnych zewnętrznych narzędzi. Mamy Google Calendar. Wspieramy Dropboxa, Google Drive. Teraz dodajemy właśnie fajne wsparcie dla Zapiera. Generalnie aplikacja do zadań, do projektów powinno być taka, jaka ci pasuje. Ja tworząc Nozbe, na samym początku w 2007 roku, jak pierwszy raz stworzyłem Nozbe, to wypuszczając ją nie wiedziałem, czy komuś się w ogóle spodoba. Po prostu mi pasował taki sposób pracy. Sposób zadaniowy, projektowy właśnie. Okazało się że takich “Michałów” jest więcej. W pierwszych trzech miesiącach miałem 5 tysięcy więcej użytkowników. No w tej chwili mamy ponad 700 tysięcy użytkowników. Więc jest takich osób więcej, które tak pracują. Więc mi się wydaje w takich rzeczach.

Trudno powiedzieć, Nozbe jest lepszy od tej, tamtej, czy tamtego narzędzia. Natomiast Nozbe jest dobrym narzędziem i warto spróbować z niego skorzystać. A jeżeli nie z niego, jeżeli nie pasuje, to warto spróbować skorzystać z innego. Miałem ostatnio taki wywiad z jednym z klientów biznesowych. Właśnie używają Nozbe. Do nich przyszedł kolega z innej firmy, który powiedział im, żeby używali aplikacji konkurencyjnej, Todoist, bo jemu świetnie się sprawdziła. Oni ją spróbowali. Nie pasowała im. Zobaczyli, że oprócz Todoist jest jeszcze Nozbe, więc spróbowali Nozbe i im załapał. Do tego samego jednej firmie pasowało Todoist, ale im właśnie im pasowało Nozbe. Tutaj rzeczywiście to było fajne, jak oni to sami przetestowali tamto narzędzie, żeby zobaczyć o co chodzi. I okazało się, że to nie było takie, jak im pasowało. Zobaczyli Nozbe: O to nam chodzi, fajnie działa, to warto.

Ale generalnie, po prostu ja jestem adwokatem nie tylko naszych narzędzi Nozbe. Też właśnie tego, żeby wewnętrznie w zespole, czy nawet samemu używać narzędzia, gdzie się wpisuje te zadania. Gdzie się wpisuje te projekty. Ja nawet z moją żoną, jak my wyjeżdżamy na wakacje, mamy wspólny projekt do organizowania wakacji. Mamy wspólny projekt odnośnie zakupów. To jest prostu dużo bardziej uporządkowane. To jest fajne, że ja po prostu idę na zakupy, otwieram projekt zakupy i tam mam wszystkie zadania. Wszystkie rzeczy, które muszę kupić. Wiem, że żona mi tam je wpisała. Plus oczywiście na bieżąco jest synchronizacja danych. Więc jak widzę, że coś wpada, to od razu widzę, że coś jeszcze muszę dokupić.

My używamy Nozbe po prostu i osobiście, i w zespole bardzo mocno. To jest zmiana podejścia. Używanie narzędzia do projektów i zadań versus właśnie wysyłania sobie maili, wysyłania wiadomości i naiwnie myślenia, że się to ogarnie w jakiś sposób. Albo trzymanie rzeczy w głowie, co jest w ogóle najgorszym pomysłem. Wiele osób ciągle uważa, że jak trzyma rzeczy w głowie czyli pamięta o tym, to będzie okej. Pamiętanie o rzeczach nie jest dobrym pomysłem. Jeżeli pamiętasz o rzeczach, to w sumie przechowujesz mózg. Potem nie masz tej przestrzeni kreatywnej do tworzenia nowych rzeczy. Więc ja uważam, że trzeba zapisywać rzeczy, trzeba zapisywać w miejscach do których łatwo potem możemy mieć dostęp, czyli właśnie z różnych urządzeń. No i Nozbe realizuje tą misję.

Te 700 tysięcy osób, które korzysta z Nozbe pokazuje, że są osoby na świecie, które lubią tak pracować. Nie zmuszamy nikogo. To nie jest tak, że jak tutaj mówię, że Nozbe jest dużo lepsze. Według mnie jest lepszy, bo ja robię to z własnego serca i robię to tak jak ja bym chciał, żeby aplikacja wyglądała. No ale może być, że komuś coś się nie podoba. Albo ktoś właśnie woli inaczej podejść. I to jest też ok. 

Aby zaprosić cię do audycji wysłałem mail. Stara metoda. Czy zdarzyło się, że w podobnej sprawie ktoś się skontaktował z tobą wewnątrz, przez Nozbe otwierając od razu zadanie?

Tak, zdarzyło mi się. Jakiś użytkownik w Nozbe wiedział, że jCa używam i po prostu zaprosił mnie do projektu wspólnego. To się też zdarzało. Ja właśnie tak zastanawiam się. W tej chwili w Nozbe Teams będziemy wprowadzali funkcjonalność łączenia projektów z różnych zespołów. I też właśnie myślimy nad tym, jak to zrobić, żebyś ty zamiast pisać do mnie maila, mógł wysłać mi zadania do zrobienia. I żebym ja wtedy mógł w tym zadaniu ci odpisać. Dlatego, że ja z mailem mam słabe relacje.

Dużo osób wie, że aby się ze mną skontaktować, to lepiej pisać nie do mnie, ale do wsparcia klienta Nozbe. Bo oni te maile czytają bardzo dobrze i bardzo szybko. Oni piszą wewnętrznie do mnie: “Michał, słuchaj tutaj ktoś od ciebie coś chce, co mamy z tym zrobić?”. Wskazówka, jak ktoś chce się ze mną skontaktować, to najlepiej pisać do wsparcia klienta Nozbe. Oni mi szybko przekażą informację. Ale oczywiście też mój mail, michael(at)nozbe. com też jak najbardziej działa. Korzystam do maila, to tak też się pochwalę, fajną aplikacją “HEY”. To jest aplikacja od konkurentów, od Basecampa. Oni bardzo fajną aplikację zrobili do maila. Dzięki tej aplikacji łatwiej mi się odpowiada na maila, szybciej i sprawniej. Jak widziałeś ze mną kontakt mailowy był spoko, nie?

Wszystko poprawnie. 

No właśnie próbuję wrócić do dobrej etykiety kiedy idzie o maile. 

Odporność Nozbe na ataki

Pytanie trochę prowokacyjne z innej strony. Osobiście mam odrobinę rezerwy do wszystkich wielkich nowinek technologicznych i zapytam, co się stanie z wszystkimi danymi, z wszystkimi projektami, które są w Nozbe, jeżeli przez przypadek coś się wydarzy z samą firmą?

Ale to jest dobre pytanie. Wbrew pozorom większość takich aplikacji jak nasza bardzo dba o dane klientów. My oczywiście jesteśmy firmą prywatnie fundowaną przez naszych klientów, więc jakby nie mamy wsparcia jakiegoś funduszu VC czy czegoś takiego, co powoduje, że nam bardzo zależy na tym, żeby dobrze te dane obsługiwać. Co więcej my wprowadziliśmy coś takiego jak potrójny backup danych. To powoduje, że dane twoje i w ogóle jeszcze dane Nozbe od razu replikowane są do bazy danych na innym kontynencie, co powoduje że gdyby nasz serwer nagle wybuchł, to jest w stanie odtworzyć Nozbe ze stanu tuż przed wybuchem w ciągu kilku minut.

Tak, że mamy na to receptę i mamy na to sposoby. Jesteśmy bardzo zabezpieczeni, bo to byłby jakby mój największy koszmar, gdyby te dane moich klientów zniknęły. Też trzymamy je specjalnie na różnych serwerach, różnych firm, żeby nie było sytuacji, że ktoś się nam zaloguje shakuje jakiś serwer i go wyczyści. I wtedy my tracimy wszystko. Więc tak to nie działa, na szczęście to jest tak zrobione, że jesteśmy zabezpieczeni. 

My jako prywatna firma, która żyje z klientów i bierze poważnie zaufanie klientów, bo nawet ludzie nam cały świat, wiesz wpisują. Swoje wszystkie projekty, swoje wszystkie, jak to się ładnie mówi po angielsku Hopes and Dreams, czyli swoje wszystkie marzenia i zamiary nam wpisują w Nozbe, więc nie chcemy ich stracić. Pod tym względem traktujemy to bardzo, bardzo poważnie. Myślę, że gdyby miała być taka sytuacja, że nasza firma miałaby zbankrutować, albo miałaby mieć jakieś problemy szczególnie finansowe i takie rzeczy, no to pierwszą rzeczą, którą rzeczywiście zaprojektowali byśmy to sposób, jak ludzie mogliby swoje dane z tego wyciągnąć.

W tej chwili już jest tak, że można swoje dane wyeksportować z Nozbe. Jest to wymóg Rodo i który który mamy, że można swoje wszystkie dane wyeksportować z Nozby. Więc jakby nie ma problemu, jeśli ktoś bardzo chce jak się boi, to może sobie regularnie te dane eksportować i je sobie zapisywać na dysku. Natomiast naprawdę dużo osób nie zdaje sobie sprawy, jak wiele my wkładamy serca i wiele spędzamy godzin pracy nad tym, żeby upewnić się, że nasze systemy są bezpieczne. Mają ileś tam kopii zapasowych. Ja się najbardziej tego boję. Ja nie chciałbym nigdy zawieść tego zaufania, które jest im powierzone.

A jest to zaufanie już wielu, wielu set tysięcy ludzi. Więc pod tym względem ja biorę to bardzo bardzo poważnie. I wiem, że wiele aplikacji podobnych, czy konkurencji, czy w ogóle innych aplikacji, które przetrzymują notatki, czy inne rzeczy, też traktuje te rzeczy bardzo poważnie. Dbamy o dane użytkowników bardzo, bardzo mocno. Też to wypisujemy z naszych polityce prywatności. My bardzo transparentnie piszemy, jakie trzymamy dane, co tam trzymamy, w którym miejscu. Inna sprawa jest oczywiście taka, że my sami używamy Nozbe do tworzenia Nozbe. Więc gdyby dane z Nozbe padły nam też, to też byśmy wylądowali właściwie z ręką w nocniku, mówiąc brzydko.

My mamy oprócz tego jeszcze właśnie to, że używamy Nozbe sami bardzo mocno, to powoduje, że mamy dodatkową motywację, że to musi działać. Bo musi działać też dla nas. Nie jest tak, że my używamy jakiejś specjalnej wersji. Używamy wersji może jeszcze bardziej eksperymentalnej, często z dodatkowymi funkcjami. Ale bazujemy na tej samej bazie danych. Tutaj na tych samych danych i w ten sam sposób są kopie zapasowe tworzone, itd. Więc bardzo pilnujemy tego, że właściwie jesteśmy na tej samej łódce, co nasi klienci. Więc tak samo musimy dbać o to, żeby ta łódka nie zatonęła. 

Szyfrowanie w Nozbe

Czy dane w Nozbe są szyfrowane? Gdzie to szyfrowanie się zaczyna, gdzie kończy?

W tej chwili jest tak, że jak dodajesz zadanie do Nozbe, no to cała komunikacja między serwerem Nozbe, a tobą, czyli klientem, aplikacją kliencką, jest szyfrowana. Komunikacja tylko. No ale to powoduje, że właśnie po drodze nikt nie przechwyci tych danych. Jak ty zapisujesz zadanie, albo wpisujesz komentarz w Nozbe, on idzie szyfrowany do serwera. 

Natomiast na samym serwerze te komentarze są ciągle trzymane nie zaszyfrowanye. W tej chwili eksperymentujemy powoli z technologią która by nam pozwoliła na szyfrowanie tych danych. Chodzi o to, że ja z mojego punktu widzenia wolałbym nie mieć dostępu do tych danych, w ogóle ich nie widzieć. Czyli nie widzieć co piszesz w twoich zdaniach, czy w twoich komentarzach. Ale niestety przez to, że Nozbe my pozwalamy na to, żeby użytkownicy współdzielili projekty z kimkolwiek, no to powoduje to, szyfrowanie staje się trudniejsze. Będziemy dopiero eksperymentować z tym, jak te dane odnośnie zadań i komentarzy byłyby szyfrowane.

Natomiast jeżeli załączasz załącznik do komentarza, do projektu, czyli wgrywasz plik na przykład PDF, dokument, czy umowę, to ona jest w pełni szyfrowana na serwerze. Załączniki trzymamy na serwerach Amazona, natomiast klucze szyfrujące trzymamy na innych serwerach Amazona. Nawet w sytuacji, gdy ktoś się włamał na nasz serwer Amazona, na którym trzymamy załączniki, no to by nic nie odczytał, bo to są zaszyfrowane dokumenty i generalnie widziałby “gibberish”, czyli po prostu nic by tam nie było widać w tych dokumentach. One są szyfrowane.

Dzięki temu na przykład Nozbe stał się popularną aplikacją wśród prawników. Dużo kancelarii prawniczych używa właśnie Nozbe, dlatego, że wiedzą, że wrzucając dokument do Nozbe on jest szyfrowany, więc nawet jak mają te swoje jakieś super super tajne, ścisłe i poprzez poufne umowy, to wiedzą, że dużo lepiej jest wrzucić komentarz, dokument jako komentarz do zadania, bo on jest szyfrowany w pełni na serwerach Nozbe, niż wysłać do kogoś umowę mailem, bo umowa mailem wysłana może być przejęta po drodze.

Natomiast w Nozbe zarówno komunikacja jak i przechowanie właśnie tych plików jest w pełni szyfrowane. Ale ciągle jednak mamy dostęp do tych kluczy szyfrujących, tylko one są na innych serwerach. Więc jakbyśmy chcieli to moglibyśmy je odszyfrować. My tego oczywiście nie robimy. To robią właściciele tych kont w Nozbe. My teraz pracujemy stopniowo nad nową technologią, żeby w ogóle i komentarze i zadania były jeszcze szyfrowane, no ale tego jeszcze nie ma, ale myślę, że w przyszłości, w przyszłym roku dojdziemy do tego. Do tego stopnia, żeby żeby tak to działało. Mi nie zależy na tym w ogóle, żebyśmy mieli dostęp do danych użytkowników, ale mi zależy właśnie na tym, żeby i one były po prostu bezpieczne. Już pierwszy etap jest zrobiony, prawnicy korzystają z nas I żeby oni wiedzieli, że wpisują coś, co jest w pełni bezpieczne. 

Już pierwszy etap jest zrobiony, prawnicy korzystają z nas i widzą wartość w tym, że te dokumenty są szyfrowane i w komunikacji i potem na serwerach. Tu myślę, że jakby świat idzie w tym kierunku, żeby wszystko było szyfrowane. jak to się mówi ładnie “end to end” czyli do końca. Kwestia jest trzymania kluczy szyfrujących, gdzie będziemy je trzymać, bo to jest kwestia wygody użytkownika versus, no właśnie niewygody, niemożliwości tworzenia tych danych. Ale myślę, że to jest kwestia, którą rozwiążemy w przyszłym roku. 

Mi właśnie na tym bardzo zależy, ja bardzo staram się pilnować, właśnie, żeby używać narzędzi, które są szyfrowane, które mają szyfrowanie. Dlatego to jest coś, co będziemy mocno cisnąć. U nas jak i też w RODO i w naszej polityce prywatności bardzo mała ograniczona liczba osób ma dostęp do pełnej bazy danych. Kwestie dostępu na przykład danych użytkowników są bardzo limitowane i trzeba poprosić o dostęp i tak dalej. Więc mamy też tak jakby całe procedury w naszej firmie, żeby nie było sytuacji, że jakiś pracownik przez przypadek ma dostęp do danych. To też jest coś takiego w naszej małej firemce. O to bardzo dbamy, żeby właśnie nie było takiej sytuacji, że ktoś po prostu przez przypadek. , jakiś tam pracownik coś tam będzie podglądał. My tego nie chcemy, zresztą oni też nie chcą. więc mamy też na to procedury. 

Czytaj więcej

Wyszła nam jedna wielka reklama, tradycyjne pytanie trochę zmienię, co chciałbyś polecieć każdemu tacie?

 Kilka rzeczy. Przede wszystkim coś, co ja bardzo polecam wielu ludziom, nie zawsze wszyscy to podchwytują, ale jako tata widzę, że to jest bardzo ważne, to znaczy, to jest to na przykład, żeby czytać więcej książek. I nawet, jeżeli nie jesteśmy czytelnikami, tak jak ja nie jestem czytelnikiem normalnie, to polecam właśnie słuchanie audiobooków, czy audioteki po polsku, czy audible po angielsku. Polecam, bo właśnie okazuje się, że jak się idzie na spacer samemu, jak się biega, jak się uprawia jakiś sport, czy jedzie samochodem, to słuchanie audiobooków jest bardzo fajne.

Oprócz tego ostatnio byliśmy właśnie na wakacjach z moimi dziewczynami i słuchaliśmy sobie wspólnie “Pana Samochodzika”, po prostu, w samochodzie była super frajda. Po prostu włączamy “Pana samochodzika” i żeby słuchamy audiobooka wszyscy cała rodzina Więc po prostu generalnie audiobooki. To jest to, co bardzo polecam każdemu biznestacie, bo to jest fajny moment, kiedy gdy tobie się wydaje że nic nie robisz, ty wbrew pozorom studiujesz, albo uczysz się, albo po prostu masz fajnie, bo czytasz jakąś beletrystykę.

To zależy kto, co lubi, ja w większości audiobooków, to słucham o biznesie, czasem o tych rzeczach. Jak najbardziej polecam książkę “Esencjalista” Grega McKeown Jest to jedna z moich ulubionych książek. Jest to bardzo fajna książka, która pomaga nastroić się, co jest ważne dla ciebie, co nie jest dla ciebie ważne i tak dalej, co realizować lepiej i jak najlepiej działać. Tą książkę, “Esencjalista” bardzo, bardzo polecam. W ogóle audiobuki, uważam, że to jest świetny koncept.

Dużo osób uważa, “nie bo wcale nie będę rozumiał i tak dalej, ale często jak przeczytasz to też fizycznie, to człowiek odpływa myślami i tak dalej. Ja mam wrażenie że jak się słucha książki to nawet, jeżeli trochę się odpłynie się, trochę się posłucha i nie zapamięta wszystkiego, nie ma żadnego znaczenia. Po prostu te myśli, te tematy potem wrócą. Więc bardzo polecam, dlatego właśnie polecam słuchania podcastów, ale właśnie polecam bardziej, żeby słuchać podcastów, ale też, żeby słuchać właśnie książek. i żeby był taki balans.

Podcasty też są fajne, no tu mamy twoje wywiady, które są bardzo fajne, ale oprócz tego polecam też, żeby balansować audiobooki. Ja mam aplikacje do podcastów i do audiobooków obok siebie i po prostu raz włączam sobie podcast, oznaczam sobie dalszą część książki, którą aktualnie słucham. To bardzo polecam, audiobooki w ogóle to jest taki temat, uważam, że jest mało odkryty przez ludzi. Czy ludzie uważają, że to nie, to nie będzie działało. A ty słuchasz audioksiążek? 

Rzadko, 

a widzisz?

Core Hours

mam wrażenie, że walczę o to, żeby odpocząć. 

Ok, sprzedam ci jeszcze jeden temat. I to jest coś, co odkryłem przed pandemią i podczas pandemii. to mi trochę zrobiło robotę. To jest coś takiego, ja to nazwałem ten temat roboczo “Core Hours” godziny główne godziny pracy. To jest coś takiego, że wszyscy, szczególnie właśnie tatusiowie, czyli jakby osoby bardzo zapracowane, które mają dzieciaki, pracę i wszystko inne, mamy bardzo dużo tematów do ogarnięcia, mamy dużo rzeczy.

Ja pamiętam, że wkurzało mnie to jakoś, że robiłem sobie podsumowanie zeszłego roku, że ileś tam tematów takich większych tematów, które chciałem “rozkminić”, chciałem zrobić je. No nie dało się, bo tutaj dwie godziny miałem, tu miałem godzinkę, tu coś tam, ale no nie udało mi się tego dokończyć. I byłem wkurzony, że jest ileś tam rzeczy, których ja nie zdążyłem dokończyć. I na podstawie wiedzy z tych wszystkich książek, o produktywności, których przeczytałem już bardzo dużo jak możesz sobie zdawać sprawę stworzyłem taki własny koncept właśnie tych godzin głównych “Core Hours”.

Zauważyłem, że jeżeli znajdziemy sobie dwie godziny pracy takiej nieprzerwanej, takiej po prostu jakby bez przerwy, to w ciągu dwóch godzin możemy dużo zrobić. Dlatego, że w ciągu pierwszej pół godziny będziemy trochę tam powoli się rozkręcać, patrzeć przeglądać, klikać, ale potem po tej pierwszej pół godzinie zaczniemy coś działać, to potem mamy jeszcze pół godziny mamy głębszą rozgrzewkę, a potem jeszcze mamy całą godzinę do dokończenia tego tematu. Dwie godziny to jest dla mnie to takie minimum na zrobienie czegoś konkretnego.

Połączyłem to wszystko w jedno i koncept wygląda tak: w piątek jak robisz przegląd tygodnia, mam nadzieję, że robisz przegląd tygodnia, i w piątek decyduję sobie, że w przyszłym tygodniu zajmę się tym tematem, czyli jakimś głównym tematem, którym chcę się zająć oprócz normalnej bieżącej pracy, czy jest to temat prywatny, czy to jest temat firmowy. To już jest jakby twoja sprawa. Ale jeśli będzie to temat:muszę złożyć to wideo z naszych wakacji, albo muszę przygotować jakiś tam opis albo projekty jakiegoś tam pomysłu dla naszej firmy, żeby coś zrobić lepiej, bo taki projekt wymaga po prostu dużo myślenia, a ja ciągle nie mam na to czasu. 

To jest temat na przyszły tydzień w ciągu kolejnych czterech dni w tym tygodniu. Czyli poniedziałek, wtorek, środa, czwartek. Każdego tego dnia poświęcę na ten temat dwie godziny. Czyli w poniedziałek dwie godziny, wtorek dwie godziny, środa dwie godziny, czwartek dwie godziny. Żeby łatwo nie zwiać z tego i nie uciec i nie znaleźć sobie wymówki że znowu nie miałem czasu na to, ustalam kiedy są te dwie godziny. Patrzę na mój grafik spotkań, grafik rzeczy które mam do zrobienia i tak dalej. Od 11:00 do 13:00 każdego dnia mam te swoje dwie godziny pracy w skupieniu, nad tą jedną rzeczą. W piątek ustaliłeś co masz zrobić, kiedy masz to zrobić, wszystko jest zdecydowane już wcześniej, więc teraz tylko zostało ci to zrobić. Koniec!

Czyli nie musisz w poniedziałek decydować, zastanawiać się kiedy to zrobię, albo w ogóle nad czym będę pracował. Nie, nie ty wiesz, że o 11:00 w poniedziałek zajmujesz się tym tematem do trzynastej. We wtorek to samo do trzynastej, ten sam czas, te same godziny, czyli tworzysz taki nawyk. Zachęcam, żeby to spróbować. Brzmi ciekawie ten koncept, może brzmieć trochę dziwnie, albo ludzie myślą, że nigdy na to czasu nie znajdą. Ale dwie godziny można znaleźć w swoim grafiku. Kluczem jest to, żeby to były dwie godziny, zawsze w tym samym czasie, zawsze tak samo, żebyś nie miał możliwości sam z sobą negocjować, że, a tym razem się nie uda. To jest nienegocjowalne, ja to już ustaliłem wcześniej, w piątek, więc jakby temat jest zamknięty. Nic nie trzeba wymyślać, tylko robić.

To mi dało słuchaj niesamowitego kopa, bo dużo tematów właśnie, które miałem takich które wiedziałem, że były ważne i dla mnie rodzinnie i dla zespołu, dla firmy, które wisiały nade mną i po prostu mnie wkurzały, że wiszą, zostały rozkminione właśnie na początku tego roku, kiedy wprowadziłem ten koncept “Core Hours”. Czyli po prostu w piątek decydujesz jaki temat, w poniedziałek o 11:00 już wiedziałem co mam robić do 13:00, po 13:00 miałem jakieś spotkanie, potem coś innego i potem już miałem bieżącą pracę. Więc oprócz tych dwóch godzin mam ciągle bieżącą pracę.

Te dwie godziny są dla mnie nienegocjowalne, wyłączam powiadomienia, wyłączam wszystko i też mówię w zespole:od 11, 00 do 13, 00 mnie nie ma, bo mam konkretne spotkanie, cześć! I to robię. Tak, że polecam każdemu, kto słucha tego podcastu spróbować czegoś takiego, taki właśnie koncep dwóch godzin w skupieniu, codziennie. W sumie robi się z tego 8 godzin. No bo, jak masz dwie godziny każdego dnia od poniedziałku do czwartku, no i w piątek podsumowanie tygodnia zobaczyć czy udało się to zrobić, jak to się udało zrobić, czy wszystko jest okej. I wtedy wymyślić nowy temat na kolejny tydzień.

To jest coś takiego, co sobie odkryłem i uważam, że to jest fajna sprawa właśnie to, żeby zdecydować: co, kiedy, jak. I co więcej ja zrobiłem coś takiego, słuchaj, Oczywiście jestem gadżeciarzem, więc w biurze mam takie włączniki, które działają na iPhona, że mogę tam iPhonem włączać sobie światło i tak dalej, więc zrobiłem sobie tak, że niektóre światła mi się włączają o 11:00 wyłączają o 13:00. Jako taki sygnał. Okej to już jest ten czas pracy w skupieniu, to automatycznie przypomina mi: Michał do roboty! Teraz ty masz to, a wszystko inne jest na później. 

Organizacja zamiast wynalazków

To mi się łączy z ostatnią audycją, gdzie Mateusz Łapiński tłumaczył sposób podejścia do problemów Design Thinking, a z tego wynika, że większość naszych problemów można rozwiązać metodami organizacyjnymi, nie zawsze potrzebujemy nowego wynalazku

Dużo osób niestety błędnie podchodzi, ja też, tu się przyznaję jak podchodziłem do wielu rzeczy, że myślisz, że to coś ci nie wychodzi to myślisz sobie: muszę spróbować bardziej, mocniej, lepiej. Po prostu jestem słaby, jestem słabym człowiekiem jestem do bani, więc muszę spróbować mocniej. Ale nie, często jest tak, że musisz spróbować inaczej, jeżeli tak się nie udawało, no to podejdź do tego inaczej. I wtedy może się uda. I dla mnie właśnie takie podejście, czyli zaprojektowanie sobie tych dwóch godzin, to się łączyło z tym, co wcześniej robiłem.

To nie tak, że ja wcześniej tych dwóch godzin nie przeznaczałem na jakieś rzeczy. Ale tutaj masz ileś tych komponentów, to zaprojektowanie wcześniej, te konkretne godziny, żeby były takie same, bo ja sam widziałem po sobie, że ja bardzo łatwo sam ze sobą negocjuję i łatwo sobie tłumaczę, to znowu mało czasu było, znowu nie udało się i tak dalej. To jest to, trochę inaczej podejdź do tematu, znajdź inny punkt, tak, że rzeczywiście masz rację, że wiele problemów można właśnie rozwiązać tym, żeby podejść do problemu po prostu inaczej. 

Aplikacja do głosowania

Co wywołało ostatnio u Ciebie refleksję: “O, można by wokół tego zbudować biznes, ale ja już przecież mam zajęcie”?

Artur daj spokój, ja jestem przedsiębiorcą! Ja mam tyle pomysłów na biznes, że to się w pale nie mieści. Mam dużo pomysłów. Niestety przedsiębiorcy mają ten problem, że jako przedsiębiorca rozwiązujesz jakiś tam problem. Ja w Nozbe rozwiązuję problem organizacji właśnie, swojej i zespołowej. Jak się wewnętrznie komunikować i organizować. Ale oczywiście przy okazji tego widzę wtedy dziury w innych rzeczach. Widzę, jak to można by było zrobić lepiej, to można by było zrobić lepiej. Pomysłów mam sporo.

Ale dam Ci jeden przykład, żeby nie było tylko tak bardzo ogólnie. Jako tata się zaangażowałem. Oczywiście ja jestem osobą, która pracuje zdalnie, więc oczywiście ja mam na wszystko czas. Ludzie z zewnątrz patrzący na osoby pracują zdalnie myślą, że te osoby siedzą w domu tylko i oglądają filmy na Netflixie. Ja pracuję zdalnie i to powoduje też, że ja na przykład bardzo jestem aktywnym życiu szkolnym moich córek. Na każde spotkanie w szkole ja przychodzę. Tak sobie ustawiam czas, żebym mógł iść. Tam jest jakiś apel, jest jakieś coś tam, ja przychodzę na to normalnie. Oczywiście epoce poza koronawirusem.

I właśnie była taka sytuacja, że się tak zaangażowałem, i się zapisałem do rady rodziców. W radzie rodziców oczywiście jest tak, że tam jest dużo ego. Dużo jakiś tam dziwnych podejść. Dużo rodziców, którzy nagle mają pomysły. Zauważyłem na pierwszym spotkaniu rady rodziców, że mamy taką frakcję. Mamy jedną frakcję jednych rodziców i drugich rodziców. I to było niefajne. To powodowało, że na przykład głosowaliśmy, to głosowaliśmy tradycyjnie przez podnoszenie rąk. Inne osoby patrzyły: A jak ty zagłosowałeś? A jak ty zagłosowałeś?

Ja widziałem, że nawet osoby, które by głosowały inaczej, zagłosowały tak, bo nie chciały kogoś tam obrazić. Albo kogoś tam urazić, wiesz o co chodzi. Takie tam relacyjki. Wpadłem na pomysł. Pomyślałem sobie ok. Ja tam jestem programistą nie jestem. Napisałem pierwszą wersję Nozbe. Więc pomyślałam sobie: użyje moich umiejętności, żeby ten problem rozwiązać. Napisałem taką bardzo prostą aplikację do głosowania. Do głosowania anonimowego. To znaczy zrobiłem taką, bardzo bardzo prostą. Ona nie jest opublikowana. Została zrobiona pod jeden temat. Ale uważam, że z tego można zrobić biznes. Zrobiłem aplikację do głosowania.

Jak było głosowanie, to ja mówię: wszyscy otwórzcie ten sam odnośnik, ten sam link. W tym miejscu macie to pytanie, na które głosujemy. Każdy z was głosuje na swoim telefonie. To było zrobione za pomocą właśnie przeglądarki. Każdy mógł w telefonie głosować. Ja mówię: “Wszyscy mamy telefon tak czy owak”. Więc każdy z nas ma dostęp do internetu i może to odpalić. I każdy głosuje. To jest tak zrobione, że ja nie widzę kto jak głosował, bo ja tylko widzę unikalny identyfikator twojego narzędzia. Więc nie mogę przypisać tego narzędzia nawet. Nie wiem co to jest za narzędzie. Zostało tak to zrobione, żeby było to w pełni anonimowe. Oprócz tego to oszczędza czas, każdy zagłosuje to wtedy dopiero jest wynik.

Wynik jest pokazywany mi, jako administratorowi tego, jak już wszyscy głosowali. Jeżeli nie wszyscy zagłosowani ciągle wyniku nie widzę. Więc nawet nie wiem w którą stronę idzie głos. Osoby wszystkie były bardzo sceptycznie. “Ale jak to tutaj będzie działać?” i tak dalej. Ktoś tam mówi” “Ale ja mogę nie mieć baterii w telefonie!” A ja mówię: “Ja mam powerbanka, więc nie ma problemu”. Zagłosowali kilka razy, to okazało się dla wszystkich, że to było super fajne. Takie głosowanie anonimowe przez telefon, po prostu był wynik, nikt nie wiedział jak to inny zagłosował. Czyli po prostu w pełni się głosowało już nad tematem, który omawialiśmy.

I to był hicior. Od tego momentu głosowaliśmy tylko w ten sposób. Nawet nad tematami, które wcale nie były kontrowersyjne. Stwierdziliśmy: “Jak mamy wymówkę, żeby użyć tej aplikacji i zagłosować, to głosujemy”. Oprócz tego, że fajne było zbieranie tych głosów, bo łatwo łatwo było pokazać wszystkim, jaki jest wynik. No to ten sam klimat, że właśnie nikt wtedy się nie stresował jak inni głosują i tak dalej. Bo wszyscy głosowali bardzo merytorycznie. Co rzeczywiście chcieli zrobić. Takim oto sposobem rozwiązałem problem właśnie głosowania. I uważam, że aplikacja na przykład, do głosowania takiego. Bardzo prosta właśnie, nie jakaś skomplikowana, nie jakieś skomplikowane doodle, czy jakieś tam inne rzeczy. Prosta aplikacja do głosowania właśnie anonimowego. Nie wiadomo kto jak głosował. Wiadomo tylko, czy zagłosował. Ale administrator nawet nie wie kto jak głosował. To uważam, że jest super. To jest coś takiego, co nam zrobiło z robotę. 

Książka „10 kroków do maksymalnej produktywności” oraz „No Office”

Czy powiesz coś na podsumowanie całej naszej rozmowy?

Zdecydowanie oprócz tego, że już gadaliśmy o mojej aplikacji i tak dalej. Zdecydowanie polecam moją książkę do zarządzania czasem: “10 kroków do maksymalnej produktywności”. Ona jest dostępna po adresem kursproduktywności. pl. Tam można sobie ją znaleźć i jest bardzo fajna. Książka przystępnie napisana do zarządzania czasem. Ja napisałem coś na podstawie własnych doświadczeń. Łączy Davida Allena, Stephena Coveya i ileś tam moich własnych przemyśleń. Więc tą książkę polecam.

W tej chwili pracuję nad książką “No Office”. Czyli o pracy zdalnej, o pracy bez biura. Na stronie nooffice. org można zobaczyć tą książkę. Ona w tej chwili powstaje. Podczas nagrywania tego odcinka książka jest napisana w 60%. Polska wersja tej książki jest przetłumaczona w 30% i ona jest do przeczytania za darmo. Książka w ogóle będzie za darmo. No Office będzie za darmo zupełnie, więc można po prostu czytać ją online, albo jak już napiszę do końca to będzie wersja PDF i wersja *. mobi i *. epub. Będzie można sobie czytać tą książkę. 

Nawiążę do tego, co wcześniej powiedziałeś. Czy znajdzie się aktor, który to pięknie przeczyta? 

No mam nadzieję. Potem będziemy robić casting, szukali kogoś, kto to przeczyta. Kilka osób namawiało mnie, żebym ja przeczytał tą książkę, ale ja nie ma ładnej dykcji i jak sami słyszycie mówię bardzo szybko. Nie wiem, czy ja się nadaję do tego, żeby to przeczytać. Zobaczymy. Ale na pewno będzie wersja audio – zdecydowanie! Jak już napiszemy książkę w wersji internetowej, to będzie wersja audio.

Plus pomysł jest, żeby ta książka dalej, tak jak oprogramowanie, była w nowej wersji, będzie też coraz lepsza, będą sugestie użytkowników, sugestie czytelników. Książka jest napisana w pełni Open Source, czyli w pełni otwarcie, do przeczytania za darmo w internecie. Plus można za pomocą aplikacji github (dzięki której powstaje ta książka) sugerować poprawki, sugerować dodatkowe historie, dodatkowe tematy i jestem na to bardzo otwarty. Książkę “No Office” piszę zupełnie bardzo, bardzo otwarcie. Ja prowadzę firmę zdalnie od 13 lat. Teraz osoby przez koronawirusa wylądowały na pracy zdalnej. Nie są przygotowane do tego. Chciałbym się dzielić moim doświadczeniem.

Chciałbym też poznać doświadczenie innych firm, innych osób. Po to, żeby to było kompendium wiedzy, przystępnej wiedzy, praktycznej wiedzy, którą można zaimplementować teraz. I od razu spowodować, żeby ta praca adalna była przyjemniejsza. Taki jest cel tej książki “No Office” dlatego ma być za darmo. Będzie to do przeczytania w internecie i będzie można w niej dalej też brać udział. Do niej dodawać kolejne rzeczy. Więc mam nadzieję, że ten projekt mi wyjdzie. Pisze mi się fajnie. Ja ją piszę oryginalnie po angielsku. Tłumaczymy ją już na polski. Ale też jest tłumaczenie na hiszpański, na japoński i właśnie już raz pierwsze osoby zaczęły tłumaczyć na inne języki. Mamy wersję brazylijską już też.

Mam nadzieję, że ta książka prostu fajnie pomoże wszystkim tutaj słuchaczom i wszystkim, którzy muszą pracować zdalnie, żeby ta praca zdalna była właśnie przyjemniejsza, była lepsza. Bo praca zdalna zrobiona dobrze, po prostu może działać bardzo fajnie. W tym momencie, nawet jeżeli mamy biuro. Czyli jeżeli jest biuro, to to biuro staje się po prostu fajnym narzędziem z którego korzystamy. A nie czymś, do którego musimy pójść codziennie. Musimy się zameldować. Musimy tam być. To jest coś, co po prostu jest fajnym narzędziem dodatkowym, które po prostu nam pomaga. Ale nie zależymy od tego biura. Biuro nie jest jedynym miejscem, gdzie możemy wykonać pracę. A jak widać w takich sytuacjach, jak koronawirus, trzeba móc pracować skądkolwiek. A ja jestem właśnie taką osobą, ja dobrze o tym wiesz, która po prostu może pracować skądkolwiek i bardzo sobie ceni tą wolność pracy skądkolwiek. 

Otwartość umysłu

Czego należy życzyć fanom organizacji i efektywności pracy?

Oprócz tego, że zdrowia. W obecnych czasach trzeba życzyć zdrowia. Zdecydowanie. Otwartości umysłu. Mi się wydaje. Cierpliwości i otwartości umysłu. Bo wiele z tych rzeczy, które zresztą piszę w książce “No Office”. Wiele z tych rzeczy, to są rzeczy trochę inne. Trochę inne podejście. Inne podejście do spotkań. Zmiana podejścia do zapisywania spraw. Inne podejście do komunikacji wewnętrznej.

Jest trochę rzeczy, które tam łamią schematy, które łamią schematy starego sposobu tworzenia biznesu. Dlatego właśnie chciałbym życzyć wszystkim tej otwartości umysłu i po prostu próbowania i cierpliwości do próbowania. Bo naprawdę wbrew pozorom można, to co się pytałeś mnie. Czy trudno spowodować żeby ludzie tak pracowali trochę inaczej itd. Można. Ludzie chcą tak pracować. Ludzie odkryją nowy sposób pracy. Co więcej. Ludzie dodadzą swoje pomysły, jak to może może działać jeszcze lepiej. Ale trzeba dać im szansę.

W książce jakby też poruszam ten temat, który szczególnie teraz w tych czasach jest bardzo relewantny. Czyli kwestię zaufania. Powinniśmy ufać naszym współpracownikom. Manager nie powinien być osobą nieufną. Powinien zdecydowanie z definicji dawać po prostu kredyt zaufania do tego, że skoro zatrudnia ekspertów, to ci eksperci mają robić swoją robotę. On im ufa, że oni robią tą robotę. Kwestia zaufania. Ja zawsze jestem wielkim optymistą. Więc ja mam nadzieję, że znajdziemy coś pozytywnego w tej sytuacji z koronawirusem. Właśnie pozytywnego to, że przechodząc na pracę zdalną, na więcej pracy zdalnej, na więcej pracy skądkolwiek zauważymy, że po prostu musimy obdarowywać się większą dozą zaufania. Musimy ufać sobie, bo jeżeli wspólnie sobie ufamy, to prostu nam się lepiej razem pracuje. I ten klimat pracy jest dużo fajniejszy. Także mam nadzieję, że też to. Czyli życzę cierpliwości, otwartości umysłu i zdecydowanie zaufania. 

Podobne audycje:

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *